就業規則がこんな状態になっていませんか?

はじめまして、北陸・就業規則作成変更相談室を運営しています福井県社労ゼミナール、代表の社会保険労務士 小玉隆一です。
 
就業規則は、「会社の法律」です。
労使トラブルが起こったときに会社を守れるものになっていなければなりません。
さらに、刻々と変化する法律や会社の状況にも合っていなければなりません。
 
最近の例ですと、次のような相談もいただいています。

「高年齢者雇用安定法」「労働契約法」の改正・・・など、法律改正に対応したものになっていますか?
 
トラブルは小さなところから発生しますし、雇用する限り常にリスクが存在しています。
 
労使トラブルを未然に防ぐようになっていますでしょうか?
問題社員に対処できるようなものになっていますか?

たとえば、“残業代請求”でお悩みだったA社長の場合
残業代請求で悩まれていたA社長のケース。
 
外回りの多い営業職として雇用していた従業員に対して、A社長は、定額3万円の“営業手当”を支給していました。
その代わり、残業代(時間外手当)は渡していませんでした。
 
A社長は、「残業代も含まれている」つもりで営業手当を渡していたのです。
 
しかし、「実際にはどこまで含まれるものか」「営業手当をどのような目的で渡しているのか」を明確にしていなかったため、営業手当が残業代として認められず、すべての残業代を請求され支払うことになったのです・・・。
 
残業代が請求されたことで、就業規則の重要性を認識していただき、ご相談いただきました。
その後、“営業手当に関する明確な規定”を記載し、営業手当を渡している目的をハッキリさせました。
 
今後、このようなトラブルが起こることは無いでしょう。
たとえば、“解雇のトラブル”でお悩みだったB社長の場合
ある飲食店のケース。
 
「魚がさばける」ということで、ある人をキッチン業務として採用しました。
試用期間は3ヶ月。その後に、正規雇用の予定でした。
 
しかし、面接で嘘をついていたのか実際には魚がさばけず、その他の職務命令も聞いてくれないという問題が発生したのです・・・。
ホール業務へと変更しようとしても、拒否したのです。
 
結局、試用期間中に解雇することになりましたが、「解雇は不当」ということで訴えられてしまったのです。
労働審判までもつれこみ、最終的には会社側に勝てる見込みはなく、多額の支払いという結果となりました。
(会社として解雇規定の定め方に問題があったり、就業規則を従業員に周知していなかったことが大きな敗因でした)
 
会社として解雇規定の定め方に問題があったので、就業規則の内容を見直し、今後このようなことがないようにいたしました。
たとえば、“休みがちな従業員”でお悩みだったC社長の場合
ある製造メーカーのケース。
 
数百人規模の会社で、メンタルヘルスの問題が毎年のように発生していました。
うつ病で長期間の休職をする従業員がときどき出ていたのです。
 
一定期間の休職後、復帰するもまた休職・・・と。
会社側からすると、「どのように対処すればわからない状態」だったのです。
就業規則にも、メンタルヘルスに関しては、明確な規定を書いていませんでした。
 
そこでご相談いただき、メンタルヘルスで休職が発生した場合の規定をできるだけ細かく記載するようにしたのです。
明文化して、周知することで、休職に関してのトラブルを予防することができるようになりました。

就業規則と会社の実態が合っていないと・・・

これらの3つのケースのように、「就業規則の内容」と「会社の実態や方向性」が合っていないと、トラブルになる確率が高くなるのです。
 
「いまは大丈夫・・・」と思っていたとしても、不備があれば時間の問題ですので、いつか事故に遭遇してしまいます。
そうならないためにも、まずは就業規則を会社の実態に合わせるようにする必要があります。
 
しかし、多くの会社では、就業規則が次のようになってしまっています。

就業規則が会社の実態と合わなくなる5つの理由

1 “とりあえず”で「ひな形」を使ってしまう
厚生労働省で配布している「モデル就業規則」や、インターネット上で無料で配布されている就業規則の“ひな形”を使う会社は多いでしょう。
「ひな形なので、これに沿って作れば大丈夫」と思うかもしれませんが、実際、“会社の規則”は一律で済むはずがありません。
 
業種によって異なりますし、経営者の考え方によっても異なってきます。
たとえば、【服務規律】を定める場合も、「社内の守るべきルールの中で特に守ってもらいたいこと」「会社の名誉や信用を傷つけないようなルール」は、それぞれの会社の考え方・業種・職種によっても変わってきます。
 
また、就業規則に関する本を買って、その内容を真似するということもあると思いますが、ここに書いたとおり、実態と合っていなければ意味がありません。
 
そもそも書籍やひな形は当然、【汎用性】を重視しているので、どこの会社にも当てはまることしか書いていないのです。
2 「読み返したくない!」と感じてしまうほど難解な文章
2つ目のケースが、「難解さ」です。
“就業規則”という言葉のイメージやひな形のせいかもしれませんが、法律の条文のように難解な文章を作らなければいけないと思っている方が多いような気がします。
 
最初の「就業規則の意義」という箇所から、読む気をなくす方もいらっしゃるのではないでしょうか?
ひな形を使ってしまうと、難しくなりがちです。
経営者にとってわかりにくいということは、従業員にとってはもっとわかりにくい文章になっているということです。
 
難しいことが良いのではなく、“従業員に内容を理解して守っていただくこと”のほうが大切だと思いませんか?
3 完成してから、一度も目を通していない
とりあえず作ってみたはいいものの「金庫にしまったまま」「引き出しの奥にしまったまま」という会社はとても多いです。
 
つまり、従業員に説明をしていない/経営者も見直していないということです。
 
周知徹底させることは必須POINTですので、きちんと説明しなければなりません。
特に採用や入社の際に、理解していただくことが大切です。
 
そして、経営者自身も内容を見返して、「いまの会社の実態と合っているかどうか」を確認する必要があります。
なぜなら、会社の状態は年々変わっていくからです。
根本は変わらなくても、枝葉の部分はどんどんと変わっていくとおもいます。
それを反映させなければ、トラブルの元になります。
 
このような事態になる要因は、理由1と2でお伝えした内容が関係しています。
4 雇用形態によって、規定を変えていない
昔は、「正社員だけ」の就業規則があればよかったかもしれませんが、現在は、「契約社員」「パート・アルバイト」と、さまざまな雇用形態が存在しています。
ひとつの就業規則だけでなく、雇用形態に応じて変更したほうがトラブル回避になります。
5 新しい法律や社会情勢に対応していない
労働法関連の改正によって、対応しなければならないこともあります。
たとえば、割増賃金や定年後の継続雇用、有期労働契約に関する規定。
放ったらかしのままになっていると、効力を発揮しないので、注意してください。
 
また、社会の変化によって、就業規則を変更しなければならない場合があります。
たとえば、「メンタルヘルス」の問題。
現在、メンタルヘルスで悩んでいる会社は増えてきています。
休んでは復帰し・・・と繰り返されてしまうと、会社の業務が滞ってしまいます。
 
また、最近で言えば、「セキュリティやソーシャルメディア」に関する相談も多くなってきています。

経営者の頭の中にあることが、わかりやすく明文化されていますか?

大切なのは、“経営者の考え”がはっきり目に見えるようになっていることです。
 
たとえば、「常識的に考えれば、こう」と思っていることでも、それを明文化して、きちんと伝えなければ伝わりません。
 
なぜなら、経営者の「頭の中にある基準」が働いている人にはわからないからです。
会社のルールを文章として伝えることではじめてわかってくれます。
 
「普通に考えれば、Facebookでこんなこと投稿しない!」と思っていることでも、その“普通”がわからないのです。
何度も言い聞かせることも大切ですが、あらかじめルールを明文化しておくことはもっと大切です。
 
そうすることで、事前にトラブルを防ぐことができるようになり、無駄なコストや時間を使わなくて済むようになります。

サポートしているだけではありません。当社も、きちんと就業規則を作成し、毎年見直しています。

就業規則の作成・改善サポートをしている社会保険労務士の事務所の中で、「スタッフを雇用して、きちんと自社の就業規則を作って、見直している」という事務所のほうが珍しいでしょう。
 
おそらく、自社の就業規則を作ったことがない事務所のほうが多いと思います。
 
自社の就業規則を作成&運用せず、他社の就業規則を作るという行為はどう思われますか?
当社としては不思議でなりません。
 
当社は、人も雇っていますので、雇用することでどのようなリスクを抱えることになるのかということがわかっていますし、500社以上の会社に対してアドバイスもおこなっていますので、さまざまな事例も知っています。
 
そして、当然ながら自社の「見直し」も定期的におこなっています。
当社の従業員は教える側にいますので、就業規則についても詳しく、しっかりと作っていく必要がある環境にあります。

会社のルールを明文化し、リスクを回避するための就業規則に変えませんか?

当社の就業規則作成変更「9つの特色」

1 トラブルを予防する就業規則
まず、大前提として、トラブルをできるだけ防止するような規則にすることが欠かせません。
経営している限り、リスクは常に存在しています。
特に、多くの従業員を雇用することでリスクの数は増えていきますので、そのリスクができるだけ起こらない/回避するように就業規則を整備していきます。
2 経営者の考え方を明文化する
経営者が働いている方々に対して、「こうしてほしい」という想い・考えは必ずあります。
いわば働き方のルールです。
それを、文章として明確にしないと伝わりません。
経営者の人柄はそれぞれですし、考え方もそれぞれです。
会社の風土を作っているのは、経営者です。
だからこそ、経営者の考え方を明文化してあらかじめ入れていくのです。
3 ヒアリングをして、リスクになりそうなことをアドバイス
当社では、ヒアリングすることを大前提にしています。
なぜなら、ヒアリングをしなければ、「どのような状態にあるか?」「どんな想いを持っているか?」がわからないからです。
ヒアリングをした上で、リスクになりそうなことを就業規則に盛り込むということも可能です。
これまで多くの就業規則を作成・変更し、事例を多数見てきたからこそ、「どのようなリスクが発生しそうか?」がわかります。
4 実際に就業規則を作成しているからこそわかる
こちらはすでにお伝えした事項になります。
当社でも、従業員を雇用して、就業規則を作成し、定期的に変更しているからこそ、経営者の気持ちがわかります。
5 特殊なケースも含め、500以上の作成実績
これまで、500以上の就業規則の作成実績があり、“特殊なケース”にも対応してきました。
たとえば、「海外支店を開設したときの就業規則」など。
他の事務所があまり対応したことがないケースにも対応したことがあります。
6 施行に向けたスケジュールの提示
「この日から施行していきたい」という目指している日があれば、スケジュールを決めた上で、施行に向けた作成変更を進めていきます。
スケジュールを組むことで、「どの段階でできあがるのか?」がわかりやすくなります。
7 労働基準監督署への提出代行
完成後は、労働基準監督署への提出を代行いたします。
余談かもしれませんが、当社は、社会保険労務士として歴史の古い事務所ですから労働基準監督署ともよくコミュニケーションをとっています。
8 データ納品
最近では、データの納品が当たり前になってきました。
作成した就業規則は、冊子以外にデータでも納品いたします。
必要な部数を社内で印刷されてください。
9 必要があれば、従業員説明会も
もし必要があれば、従業員説明会の開催もいたします。
法律に関しての質問などはその場で回答することもできます。

サービス内容について

「どのようなことを盛り込みたいのか?」によっても料金が変わってきますので、詳しくは、お問い合わせください。
ヒアリングした上で、お見積もりいたします。
 
不明点・疑問点などもお気軽にお問い合わせください。

就業規則作成・変更サービス料金

初回診断無料サービス(1時間)
既存の就業規則等における問題点を洗い出し指摘させていただきます。
新規に就業規則を作成する場合のポイントを説明いたします。
このサービスは、来所の際、自社の就業規則等を持参していただき、その場の面談において診断し問題点や改善点等を口頭で説明いたします。
例えば、最新の法令に適合しているか、問題社員や労務トラブル防止の定めになっているか、実態と合っていない化石となっている条文はないかなど。
就業規則プラン別作成料金のご案内(消費税別)
  ひな型プラン 見直しプラン基本プラン 基本プラン
料金 100,000円~※1 150,000円~ 200,000円~
内容 新規に創業される起業家または従業員10未満の小規模企業向けに、今後の労務リスク対策として、将来の改訂を見込んだ必要最低限度の就業規則を作成します。 就業規則等一式の変更・見直しの打合せを行い、現在の規則内容のチェック後、見直し作業に入いります。原案を作成し打合せを再度行いながら規則を完成します。最終、監督署への届出をしてデータもお渡しします。 新規で労務トラブル防止・解決はもとより、地域・業種・規模・業態等に合わせた、就業規則および附属規程も作成します。
従業員説明会から労働基準監督署への届出まで、すべてお任せください。もちろん、 データお渡しです。
作成期間 1~2週間 1~2ヵ月 3~4ヵ月
作成方法 1回程度貴社へ訪問します。
その他にメール、電話のやりとりで作成します。
2~3回程度貴社へ訪問します。
その他にメール、電話のやりとりで作成します。
1ヵ月に2回程度貴社へ訪問します。
その他にメール、電話もフルに活用します。
従業員説明会 × op
労働基準監督署 への届出

各プラン共通のオプションのご案内

就業規則Q&Aマニュアル 50,000円~
社長様、人事担当者様向けに就業規則のQ&Aを作成いたします。
労務上における様々なトラブル事例に対して、どのように対応すべきか就業規則の条文を通じて実務上のポイントをQ&Aで解説を記載します。
職場のルールブック 70,000円~
就業規則の条文は難しく従業員にとって非常にわかりにくいものが多いです。
身だしなみはどの程度まで許されるのか、セクハラ・パワハラを受けたら、病気やけがをしたら、子供が生まれたら・・・・・・どうしたらいいのでしょうか?
従業員が安心して働くことができるように、従業員の不安を取り除くために、企業の想いを伝えるために従業員向けの職場のルールブックを作成いたします。
顧問契約のおすすめ! 月額15,000円~
頻繁に改正される労働関連法や、多様化する働き方など変化の激しい経営状態に対応するため、弊事務所と顧問契約を結んでいただくことをおすすめいたします。
顧問契約の範囲で常に最新の法令や経営状況に合致した就業規則の改訂作業や情報の提供を行います。また、様々な労務に関するご相談にも応じ、労使間コミュニケーションの充実をサポートします。
※1 新規に創業される起業家の皆様を応援いたします。顧問契約を結んでいただいた場合、50,000円の格安料金で就業規則を作成いたします。
就業規則作成変更の
お問い合わせ/お見積もり
お電話でのお問い合わせは、「就業規則のホームページを見て」とご連絡ください。 0776-26-6450 [平日 8:30~17:30]

完成までの流れ

よくいただく質問

就業規則は会社が勝手に変更してもよいのですか?
就業規則は労働者の代表の意見を聞いた上で作成変更し、所轄の労働基準監督署に届け出する必要があります。
ただし、労働者の代表の「同意」を取り付ける必要はありません。
詳しくは個別に対応していますので、ご相談ください。
どれくらいの期間でできあがりますか?
当社では、必ず期限を決めるようにしています。
「施行日」に合わせて、作成変更していきますので、急ぎの場合でも、可能な範囲で対応いたします。
※繁忙期は、急な日程に対応できない場合もありますので、お早めにお問い合わせください。
対応地域は?
対応地域は、福井県・石川県・富山県の北陸3県です。
当社は、福井市にあります。
その他の地域についてはご相談ください。

最後に…

「就業規則」というと、“規則で固めてがんじがらめにする”というイメージを持たれる方もいらっしゃるかもしれません。
 
しかし、当社では、「働く人ととの信頼関係を作るためのツール」だと感じています。
「ここで働く上でのルール」と考えるとわかりやすいかもしれません。
 
それを「ひな形」で代用してしまうと、どうしても“表面的なものをとりあえず作った”という事態になりかねません。
そして、後々トラブルとなります。
 
たとえば、相談事例で言いますと、「事業承継を考えているので、就業規則も見直したい」という相談も多くいただいております。
 
“創業者”が“2代目”に引き継ぐときに、「会社のルールを明文化しておきたい」というご相談です。
ただ引き継ぐだけでは不安なので、規則も明確にしておきたいということでした。
 
就業規則の相談事例はさまざまです。
事業承継のときもありますし、実際にトラブルが発生をしたので何とかしたい、トラブルを未然に防いでおきたい、従業員から質問があったので見直しておきたい・・・など。
 
どんな場合であれ、「就業規則について考えるキッカケができた」ことには変わりないので、ぜひこの機会に会社の実態に合う就業規則に作成変更することをオススメします。 北陸・就業規則作成変更相談室
福井県社労ゼミナール 代表
社会保険労務士 小玉隆一

就業規則作成変更の
お問い合わせ/お見積もり
お電話でのお問い合わせは、「就業規則のホームページを見て」とご連絡ください。 0776-26-6450 [平日 8:30~17:30]